publié le14.09.15 mise à jour 21.04.21

Compétences-VAE Employeur – Je forme Fiches pratiques du droit du travail

La validation des acquis de l’expérience (VAE) permet, à toute personne engagée dans la vie active, d’obtenir une certification professionnelle par la validation de son expérience acquise dans le cadre d’une activité professionnelle et/ou extra-professionnelle. La certification – qui peut être un diplôme ou un titre à finalité professionnelle ou un certificat de qualification professionnelle doit être inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP).

La VAE est l’une des voies d’accès aux certifications professionnelles avec la voie scolaire et universitaire, l’apprentissage et la formation professionnelle continue.

Important
Période de confinement et de chômage partiel : une opportunité pour entamer une démarche de VAE ou rédiger son dossier de validation
Par dérogation à la réglementation en vigueur, de nouvelles possibilités de financement sont prévues pendant la période de confinement pour les salariés, notamment en chômage partiel.

Se renseigner :
• Pour les salariés et les employeurs, se renseigner auprès de l’opérateur de compétences de l’employeur, ou auprès des associations de transition professionnelle
• Pour les employeurs, se renseigner également auprès de la DREETS-DDETS sur le FNE Formation

Qui peut bénéficier de la VAE ?
Toute personne, quels que soient son âge, sa nationalité, son statut et son niveau de formation, qui justifie d’au moins un an d’expérience en rapport direct avec la certification visée – que l’activité ait été exercée de façon continue ou non – peut prétendre à la validation des acquis de l’expérience (VAE).

Plus précisément, et quel(s) que soi(en)t le(s) diplôme(s) précédemment obtenu(s) ou le niveau de qualification, pour demander la validation des acquis de son expérience il faut :
• avoir exercé des activités professionnelles salariées (CDI, CDD, intérim), non salariées, bénévoles ou de volontariat, ou inscrites sur la liste des sportifs de haut niveau mentionnée au premier alinéa de l’article L. 221-2 du code du sport ;
• ou avoir exercé des activités dans le cadre de responsabilités syndicales (par exemple, les délégués syndicaux), d’un mandat électoral local ou d’une fonction élective locale.
Ces activités doivent avoir un rapport direct avec le contenu de la certification professionnelle (diplôme, titre ou certificat de qualification professionnelle) visée ;

Exemple :

L’épouse collaboratrice d’un artisan, chargée de la comptabilité, de la gestion et de la relation clientèle, pourrait obtenir – en faisant valoir son expérience dans les conditions prévues pour la VAE – un titre professionnel de secrétaire comptable ou d’assistante commerciale.

À NOTER :
Désormais, les activités réalisées en formation en milieu professionnel, peuvent être prises en compte au titre de l’expérience requise, ainsi que les périodes d’activité réalisées en milieu professionnel avec l’accompagnement d’un tuteur. La durée de ces périodes doivent représenter moins de la moitié de la durée des activités prises en compte. Il s’agit notamment de :
• la période de formation en milieu professionnel (PFMP) ou le stage pratique d’une formation diplômante ;
• la période de mise en situation en milieu professionnel (PMSMP) ;
• la préparation opérationnelle à l’emploi (POE) ;
• la période de formation pratique en milieu professionnel du contrat d’apprentissage, de contrat du professionnalisation ou du contrat unique d’insertion (CUI).

L’expérience acquise lors de ces périodes de formation doit être en rapport direct avec le diplôme ou le titre à finalité professionnelle ou le certificat de qualification professionnelle pour lequel la demande est déposée.

Comment s’informer sur la VAE ?
Toute personne peut bénéficier gratuitement d’une information sur :
• les principes de la VAE ;
• les modalités de mise en œuvre de la VAE ;
• l’identification de certifications professionnelles et de leurs référentiels ainsi que le rapport direct avec les activités professionnelles exercées ;
• le formulaire de demande de VAE et sa notice ;
• le financement de la VAE.

Pour cela elle peut consulter/mobiliser :
• le portail national dédié à la VAE ;
• le répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) où l’ensemble des certifications professionnelles accessibles par la VAE est enregistré ;
• Avril, la VAE facile pour trouver les principaux diplômes et le contact VAE des ministères ou organismes qui les délivrent ;
• un conseiller VAE dans les centres de conseil sur la VAE. Ces centres aident chaque candidat à analyser la pertinence de son projet VAE compte tenu de son expérience, expliquent la démarche, aident au choix des certifications correspondantes à leur expérience, et les réorientent, si besoin, vers d’autres démarches et informent des possibilités de financement ;
• un opérateur du conseil en évolution professionnel (CÉP) ;
• le service des ressources humaines (DRH) de l’entreprise (pour les salariés) ;
• Pôle emploi (pour les demandeurs d’emploi).

Quelle certification peut-on obtenir avec la VAE ?

La VAE permet d’obtenir :
• un diplôme ou titre professionnel national délivré par l’État ;
• un diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur ;
• un titre délivré par un organisme de formation ou une chambre consulaire ;
• un certificat de qualification professionnelle créé par la Commission paritaire nationale de l’emploi (CPNE) d’une branche professionnelle.

Ces certifications doivent être inscrites au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP).

A NOTER
Le ministère du Travail a mis en place un modèle de Certificat de réalisation des actions de formation, bilans de compétences, actions VAE et actions de formation par apprentissage, applicable à compter du 1er juin 2020 par les associations « Transitions Pro » (ATpro). Ce certificat permet d’harmoniser les pratiques entre les opérateurs de compétences (OPCO), avec les entreprises, organismes de formation et centres de formation d’apprentis (CFA).

IMPORTANT
Pour des raisons liées à la sécurité, à la défense nationale ou encore à la santé, le règlement d’obtention de certaines certifications peut interdire leur accès par la voie de la VAE : un diplôme de médecine ne peut, par exemple, être obtenu par la VAE.

Quelle est la procédure pour une VAE ?

1. La recevabilité de la candidature
Cette étape consiste à vérifier la justification de la durée de l’exercice d’activités à caractère professionnel en rapport direct avec la certification visée.
Renseignement en ligne du formulaire Cerfa N° 12818*02 à l’aide de sa notice.

IMPORTANT : nous vous recommandons d’abord de les enregistrer sur votre ordinateur (clic droit de votre souris sur les liens des formulaires, puis choisir « Enregistrer la cible du lien sous ») et de les ouvrir ensuite depuis votre ordinateur avec Adobe.

Vous pouvez également vous reporter à la version téléchargeable du formulaire Cerfa à imprimer et à remplir manuellement.

À NOTER : ces documents peuvent également être obtenus sur les sites www.service-public.fr, Validation des Acquis de l’Expérience et auprès des organismes en charge de délivrer la certification professionnelle souhaitée.

Envoi du dossier complet au service compétent du ministère ou de l’organisme certificateur, chargé d’instruire la demande de VAE (les coordonnées sont disponibles sur les sites du certificateur ou auprès des centres de conseil sur la VAE) : une fois le formulaire complété, daté et signé, le candidat peut l’envoyer soit par voie électronique, soit par courrier postal. Dans les deux cas, il doit joindre à son envoi l’ensemble des justificatifs demandés (voir page 6 de la notice Cerfa).

Notification de la décision par le service compétent du ministère ou de l’organisme certificateur sur la demande de recevabilité à la VAE, au regard des conditions d’éligibilité définies par la loi (inscription de la certification visée au RNCP, durée des activités exercées en rapport direct avec le référentiel d’activités de la certification visée).
L’absence de réponse au terme des deux mois vaut acceptation sauf dérogation expressément prévue par décret pour certaines certifications.

Important

Dans le cadre d’évolution de l’épidémie du COVID-19, le délai de réponse du service compétent qui a débuté ou qui n’a pas expiré, entre le 12 mars 2020 et un délai d’un mois suivant la fin de l’état d’urgence sanitaire, est suspendu pendant cette période. Il peut être reporté pour la durée restant à courir avant cette période, à la fin de la suspension.

Le candidat ne peut déposer qu’une seule demande par certification et jusqu’à trois demandes pour des certifications différentes, au cours de la même année civile.

2. L’accompagnement

L’accompagnement est facultatif mais fortement recommandé. Il débute dès qu’un avis favorable sur le dossier de recevabilité du candidat a été prononcé et prend fin, en principe, à la date d’évaluation par le jury.

Il comprend un module de base composé d’une aide méthodologique à la description des activités et de l’expérience du candidat correspondant aux exigences du référentiel de la certification visée, à la formalisation du dossier de validation, à la préparation de l’entretien avec le jury et le cas échéant à la mise en situation professionnelle.

Cet accompagnement peut également porter sur une aide à l’orientation vers une formation complémentaire, selon des conditions fixées par décret et en fonction des besoins du candidat déterminés avec l’organisme certificateur. Il peut aussi comprendre une aide à la recherche de financement pour la prise en charge de cette formation.

La Région organise cet accompagnement pour les jeunes et les adultes à la recherche d’un emploi et participe à son financement (pour plus de précisions, se reporter au portail de la VAE).

3. L’évaluation des acquis de l’expérience
Une fois la recevabilité acquise, les étapes conduisant à la VAE sont les suivantes :
• Constitution du dossier de validation par le candidat, qui décrit les activités réalisées, les situations et son environnement de travail ainsi que les compétences mobilisées. L’ensemble de ces descriptions doivent être reliées aux contenus des activités et des compétences requises par les référentiels de la certification visée ;
• Lorsqu’elle est prévue par l’autorité qui délivre la certification, mise en situation professionnelle réelle ou reconstituée ;
• Entretien avec un jury qui complète ou apporte des précisions aux informations contenues dans le dossier de validation.

Les informations demandées au bénéficiaire d’une action de VAE doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l’objet de la validation. De même, les personnes dépositaires d’informations communiquées par le candidat dans le cadre de sa demande de validation sont tenues au secret professionnel.

Un tableau de bord de la démarche VAE est disponible sur le portail de la VAE. Ce tableau constitue une aide à la planification des différentes étapes de la démarche et des principaux moments clés.

Comment se déroule l’étape d’évaluation des acquis de l’expérience ?
• Réception du dossier de validation par le service compétent du ministère ou de l’organisme chargé de délivrer la certification visée selon les modalités indiquées au candidat. Le dossier de validation est soumis à un jury qui évalue la démonstration et le niveau des acquis du candidat ainsi que leur liaison avec les référentiels d’activités et de compétences de la certification visée.
• En cas de mise en situation réelle (en entreprise) ou reconstituée (plateau technique d’un centre de formation), le jury évalue notamment les méthodes et gestes techniques utilisés par le candidat.
• L’entretien permet au jury de vérifier l’authenticité des informations mentionnées dans le dossier de validation, le niveau de maîtrise de l’ensemble des compétences requises par les référentiels de compétences et d’évaluation de la certification et de demander d’éventuelles informations complémentaires sur la pratique du candidat afin de pouvoir délibérer.

Le jury se prononce sur :

la validation totale lorsque toutes les conditions sont réunies. Le jury propose alors l’attribution de la certification. La certification ainsi obtenue est la même que celle obtenue par les autres voies d’accès existantes (formation initiale dont apprentissage, formation continue) ;

la validation partielle qui permet d’obtenir un ou plusieurs certificats de compétences professionnelles. Le jury précise dans ce cas la nature des compétences, des aptitudes et des connaissances devant faire l’objet d’un contrôle complémentaire ;

le refus de validation lorsque les conditions de compétences, d’aptitudes et de connaissances ne sont pas remplies.

Le jury est composé de représentants qualifiés de la profession dont relève la certification visée, avec le souci d’assurer une représentation équilibrée des hommes et des femmes.

La décision du jury est notifiée au candidat par les services du ministère ou de l’organisme certificateur.
POUR ALLER PLUS LOIN

Consulter le portail de la VAE

La VAE pour les salariés : selon quelles modalités ?

La VAE est ouverte à tous les salariés qui justifient de la durée d’expérience requise.

Une particularité : la validation des acquis de l’expérience ne peut être réalisée qu’avec le consentement du salarié. Son refus de procéder à une VAE proposée par l’employeur ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement.

1. Pendant le temps de travail

A l’initiative de l’employeur

L’employeur peut inscrire ce type d’actions dans son plan de développement des compétences. La rémunération et la protection sociale sont maintenues et le salarié n’a pas besoin d’autorisation d’absence. Les frais des actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience sont pris en charge par l’employeur et, pour les entreprises de moins de 50 salariés, peuvent être pris en charge par l’opérateur de compétences de l’employeur.

Une convention est conclue entre le salarié candidat à une validation des acquis de l’expérience, l’organisme ou chacun des organismes intervenants et le ou les financeurs.

Elle précisera notamment : le diplôme, le titre ou le certificat de qualification professionnelle visé, la période de réalisation et les conditions de prise en charge des frais liés aux actions de VAE.

NB : Les salariés placés en activité partielle peuvent bénéficier, pendant les périodes où ils ne sont pas en activité, d’actions de VAE notamment dans le cadre du plan de développement des compétences.

Important

Dans le cadre d’évolution de l’épidémie du COVID-19, les coûts pédagogiques des actions de VAE entreprises par les salariés placés en activité partielle peuvent être pris en charge à 100 % dans le cadre du FNE Formation. L’employeur doit en faire la demande auprès de la DREETS-DDETS.

A l’initiative de l’employeur ou du salarié

La validation des acquis de l’expérience peut être réalisée dans le cadre du dispositif de reconversion ou la promotion par alternance – PRO A. Ce dispositif a pour objet de permettre au salarié de changer de métier ou de profession, ou de bénéficier d’une promotion sociale ou professionnelle par des actions de formation ou par des actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience. Ce dispositif concerne l’obtention de certifications mentionnées sur une liste définie dans l’accord de branche étendu dont relève l’employeur (se renseigner auprès des services de ressources humaines ou de l’opérateur de compétences dont relève l’employeur).

Pour y accéder, le salarié ne doit pas avoir atteint un niveau de qualification sanctionné par une certification correspondant au niveau de la licence.

Le salarié n’a pas besoin d’autorisation d’absence et peut entamer une démarche de VAE après avoir signé un avenant à son contrat de travail qui précise la durée et l’objet de PRO A.

Sa rémunération et sa protection sociale sont maintenues. Les frais des actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience sont pris en charge par l’opérateur de compétences de l’employeur. Une convention est conclue entre le candidat à une validation des acquis de l’expérience, l’organisme ou chacun des organismes intervenants et le ou les financeurs.

A l’initiative du salarié

Congé VAE

La validation des acquis de l’expérience peut être réalisée dans le cadre d’un congé VAE.

D’une durée équivalente à 24 heures de temps de travail (consécutives ou non), le congé de validation des acquis de l’expérience est accordé à la demande du salarié, sur autorisation de l’employeur.

Le salarié peut demander ce congé pour participer à la session d’évaluation et s’y préparer.

Sa demande d’autorisation d’absence, adressée à l’employeur au plus tard 60 jours avant le début des actions de validation, doit préciser :
• le diplôme, le titre ou le certificat de qualification visé ;
• la dénomination du ministère ou de l’organisme qui délivre la certification et le cas échéant, celle de l’organisme en charge de l’accompagnement à la préparation à la validation des acquis de l’expérience ;
• les dates, la nature et la durée des actions de validation des acquis de son expérience.

Le salarié joint à sa demande tout document attestant de la recevabilité de sa candidature à une validation des acquis de l’expérience.

L’employeur informe le salarié par écrit de sa décision dans les 30 jours suivant la réception de la demande : accord ou report motivé de l’autorisation d’absence. Le report ne peut excéder 6 mois à compter de la demande du salarié.

Après un congé pour VAE, le salarié ne peut prétendre, dans la même entreprise, au bénéfice d’un nouveau congé VAE avant un an à l’exception des candidats ayant obtenu une ou plusieurs parties de certification pour le passage d’une évaluation complémentaire devant le jury.

Pendant le congé, la rémunération et la protection sociale du salarié sont maintenues.

Au terme du congé pour VAE, le bénéficiaire transmet sur demande de son employeur, et, le cas échéant, de l’organisme financeur des frais, tout justificatif attestant de sa participation aux actions de validation des acquis de l’expérience fourni par les organismes intervenants.

Une personne qui a été titulaire de CDD (contrat à durée déterminée) a droit au congé pour validation des acquis de l’expérience dans les mêmes conditions qu’un salarié en CDI. Toutefois, les actions de validation des acquis de l’expérience se déroulent en dehors de la période d’exécution du contrat de travail à durée déterminée.

Par dérogation, le congé pour validation des acquis de l’expérience peut être pris, à la demande du salarié en CDD et après accord de l’employeur, en tout ou partie avant le terme du contrat de travail.

Dès lors qu’il a obtenu une autorisation d’absence de son employeur, le salarié peut mobiliser son compte personnel de formation pour financer les frais inhérents aux actions de VAE.

Compte personnel de formation (CPF)

Le salarié qui souhaite mobiliser son compte personnel de formation pour suivre en tout ou partie des actions permettant de faire valider les acquis de son expérience, sans demander de congé VAE, doit adresser une autorisation d’absence à son employeur au plus tard 60 jours avant le début des actions.

L’employeur informe le salarié par écrit de sa décision dans les 30 jours suivant la réception de la demande. L’absence de réponse dans ce délai vaut acceptation.

En cas d’acceptation de l’employeur, la rémunération et la protection sociale du salarié sont maintenues.

NB : si un accord collectif d’entreprise ou de groupe le définit, l’employeur peut s’engager à financer certaines actions en abondant le compte personnel des salariés.

Dans ce cas, l’employeur peut prendre en charge l’ensemble des frais et se faire rembourser auprès de l’organisme gestionnaire du CPF les sommes correspondant à la participation du salarié dans la limite des droits inscrits sur son compte personnel.

2. Hors temps de travail

Les frais des actions de validation des acquis de l’expérience réalisées hors temps de travail (RTT, temps libre, congé VAE ou autres congés : parental, proche aidant, excepté congés payés) peuvent être pris en charge par :

L’employeur ou l’opérateur de compétences dont il relève dans le cadre,
• du Plan de développement des compétences si ces modalités sont prévues par accord collectif d’entreprise ou à défaut de branche. En l’absence d’accord collectif, la prise en charge est limitée à 30 heures par an ou à 2 % du forfait pour le salarié dont la durée de travail est fixée au forfait en jours ou en heures.
• de la reconversion ou de la promotion par alternance dans la limite de 30 heures par an ou de 2 % du forfait pour le salarié dont la durée de travail est fixée au forfait en jours ou en heures (en complément, cf. supra, les modalités d’accès à PRO A).

Ces deux dispositifs nécessitent l’accord écrit du salarié qui peut le dénoncer dans un délai de huit jours à compter de sa conclusion. Une convention est conclue entre le candidat à une validation des acquis de l’expérience, l’organisme ou chacun des organismes intervenants et le ou les financeurs.

Le salarié
• en mobilisant son compte personnel de formation : aucune autorisation d’absence ou de justification de congé n’est requise. l’acceptation des conditions générales d’utilisation du service dématérialisé gestionnaire du compte tient lieu de convention.
• en autofinancement : une convention est conclue entre le salarié et l’organisme ou chacun des organismes intervenants.

Quelles sont les aides pour les demandeurs d’emploi qui montent un dossier de VAE ?

Une aide financière, pour la prise en charge des dépenses consacrées aux frais d’instruction des demandes, de prestations d’accompagnement ainsi qu’au droit d’inscription auprès du certificateur et aux formations complémentaires en cas de validation partielle, peut être allouée aux demandeurs d’emploi.

L’intéressé doit formuler une demande dans le cadre de son projet professionnel, qui sera transmise à Pôle emploi ou toute autre structure en charge de son suivi.

Les demandeurs d’emploi peuvent également s’adresser aux conseils régionaux pour bénéficier d’aides financières liées à leur démarche de VAE.

Quels sont les frais des actions de VAE pouvant être pris en charge ?

Les frais de procédure et d’accompagnement relatifs à la validation des acquis de l’expérience comprennent :
• les frais de transport, de repas et d’hébergement ;
• les frais d’examen du dossier de recevabilité par le service compétent du ministère ou de l’organisme certificateur ;
• les frais d’accompagnement du candidat post recevabilité ;
• les frais occasionnés par les formations obligatoires ou complémentaires recommandées, le cas échéant, au candidat par le ministère ou l’organisme certificateur au terme de l’analyse de la recevabilité de sa demande ;
• les frais de session d’évaluation organisée par le ministère ou l’organisme certificateur.

Lorsque les actions de validation des acquis de l’expérience sont financées dans le cadre de la mobilisation du compte personnel de formation, les frais de transport, de repas et d’hébergement ne sont pas pris en charge.

L’absence de transmission, par le candidat, d’un document attestant de la recevabilité de sa demande de validation des acquis de l’expérience, constitue un motif de refus de prise en charge des frais des actions de VAE.

Le répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) : de quoi s’agit-il ?

Le répertoire national des certifications professionnelles est établi et actualisé par l’institution nationale dénommée France compétences.

Les certifications professionnelles enregistrées au répertoire national des certifications professionnelles permettent une validation des compétences et des connaissances acquises nécessaires à l’exercice d’activités professionnelles. Elles sont définies notamment par un ou des référentiels d’activités, de compétences et d’évaluation qui décrivent les activités exercées dans le métier ou l’emploi visé par la certification, identifient les compétences et les connaissances nécessaires et décrivent les critères et les modalités d’évaluation des acquis.

Les certifications professionnelles sont de trois types :
• diplômes et titres professionnels délivrés au nom de l’État ;
• titres d’organismes de formation ou de chambres consulaires (chambres de commerce et d’industrie, etc.) ;
• certificats créés par les branches professionnelles (certificats de qualification professionnelle – CQP).

Elles sont enregistrées pour une durée de cinq ans et reconduites ou modifiées en fonction de l’évolution des métiers et des qualifications.